A magyar mikrovállalkozások többségében a házipénztár virtuális fogalom: a cégben közreműködők tudnak róla, hogy létezik ilyen, de vezetésének szabályairól, a szükséges nyilvántartásokról és pláne az aktuális pénztáregyenlegről fogalmuk sincs. Ennek oka gyakorlati jellegű, és az ilyen cégek valós, hétköznapi működéséből ered.

A pénztárgép nélkül egzisztáló mikrovállalkozás mikrovállalkozója, tapasztalatom szerint, saját maga nem vezeti a pénztárat – kisebb gondja is nagyobb annál, semminthogy naprakészen nyilvántartsa a folyó készpénzes bevételeket, kiadásokat és az éppen nem a bankszámláján parkoló készpénzt. Rendszerint ráadásul az ilyen összegeket, ha már vannak, sajátjaként „forgatja”.

A pénztár valós vezetésének gondja végül a könyvelőre marad, akinek ebben a formában ez nem is volna feladata, és aki az így-úgy – hónapokkal később – megkapott bizonylatokból (esetleg koszlott fecnikből) utólag próbálja a folyamatokat rekonstruálni. Az így létrejött pénztárnyilvántartás azonban köszönő viszonyban sem lesz a valós folyamatokkal, és következnek a gondok…

Ahol a vállalkozás helyszínén nem vezetik személyesen és pontosan, ott vidáman keverednek a „fekete és fehér kassza” bevételei és kiadásai (remélem, nem kapnak túl sokan a szívükhöz: „hát ilyen létezik Magyarországon?”), a könyvelés szerinti pénztáregyenleg ugyanakkor a jóféle bankrablós filmekben elhangzó összegeket közelíti – plusz vagy mínusz irányban.

Nem egy vállalkozó gondolja azt, majd ha arra kerül a sor, szépen megmagyarázza az adóellenőrnek a helyzetet, színes és szívbe markoló történetekkel érzékeltetve, hogy ő „különben” tisztességes adófizető, és amúgy sem lehet az ilyen elrugaszkodott szabályokat betartani. Egyrészt ez a biztos receptje a maximális büntetés kiszurkolásának, másrészt épeszű könyvelő amúgy sem enged jószántából revizor közelébe ügyfelet.

A rossz hír pedig az, hogy szemben azzal, amit sok mikrovállalkozás vezetője, tulajdonosa gondol, a képzett ellenőr (és be kell ismerni, egyre több van belőlük!) ránézésre meg tudja állapítani egy kis cég főkönyvéről, hogy ott bevétel eltitkolása vagy adózatlan pénz „kisíbolása” zajlik.

Nézzük egyszerű, gyakorlatból vett példán. Az iparos minden, szaküzletben vásárolt anyagról akkurátusan számlát kér, viszont maga csak a legritkább esetben bocsát ki ilyet. Ilyenkor ugyan a vállalkozás időszakonkénti áfa-befizetései komfortzónában maradnak, azaz olyan keveset fizet, amit már maga is „méltányosnak” tart, viszont a pénztára – bevétel híján – durva mínuszokba fordul(na). Mivel a könyvelésben negatív pénztárállomány nincs, az öntevékeny egyszeri könyvelő (nagyon szabálytalanul és ostobán!) a hiány kompenzálására rendszerint bekönyvel valamekkora tagi kölcsönt. Ebből az a helyzet következik, hogy a vállalkozó talán csak év végén szembesül az általa „befizetett", heggyé dagadt kölcsönállománnyal. Nem ritka, hogy a NAV a cég ellenőrzése után, vagyonosodási vizsgálat keretében rákérdez a tulajdonosnál: ugyan a minimálbéréből hogyan tellett a kölcsönök nyújtására?

A fordított helyzet sem jobb. Példacégünk most számlázgat, de a készpénzben befolyt vagy bankból felvett összegeket az ügyvezető/cégvezető – a magánkiadásokat is innen fedezve – sajátjaként kezeli, vagy netán feketemunkát, számla nélkül olcsóbban vett árut finanszíroz belőlük. Az ilyen adózatlan pénzköltés rövid idő alatt megoldhatatlan problémává tud duzzadni. Készpénz sehol, de ugyanakkor a könyvelés szerint millióktól dagad a kassza. Ha ilyenkor beleszalad valaki egy végrehajtásba, felszámolásba, eldöntheti mit választ: betalicskázza otthonról az összeget, vagy vállalja, hogy esetleg elsikkasztotta a cég pénzét…

Hogy mi a megoldás? A pénztár olyan kirakat, amin át túl könnyen meglátszik, ha az üzletben pucéran flangálunk. Foglalkozzunk vele, legyen rendben! Nem kell minden vállalkozónak adótanácsadóvá képeznie magát, de ha nem akar pont ezen a fűszálon elhasalni, legalább kérdezzen rá rendszeresen a pénztáregyenlegre a könyvelőjénél.

(A kép forrása: codylorance.blogspot.com)